Automatización
contable para
La Fábrica

Del flujo manual al sistema que cumple con Verifactu

La Fábrica opera sobre Lavanda (co-living) y Nexudus (coworking), con la contabilidad gestionada en Anfix a través de scripts manuales y gestoría. Con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece y el sistema Verifactu, ese flujo deja de ser viable antes del 1 de agosto.

La propuesta consiste en construir una integración production-grade entre Lavanda, Nexudus y el sistema contable elegido (Holded, Sage 50 u Odoo) que automatice el traspaso de facturación, cumpla con Verifactu y permita operar sin intervención manual.

Dado que existen incógnitas regulatorias y técnicas que solo se resuelven trabajando con las partes involucradas (proveedor contable, gestoría, Lavanda), la aproximación se estructura en dos fases secuenciales:

El precio final y el alcance definitivo de Fase 1 se cierran al concluir el Discovery, sobre la base de información concreta en lugar de supuestos.

La situación de La Fábrica hoy

A partir de las conversaciones mantenidas con el equipo del Cliente durante abril de 2026, este es el diagnóstico que proponemos validar conjuntamente.

Sistemas en uso

• Lavanda — gestión operativa del co-living (residencia).
• Nexudus — gestión operativa del coworking, incluidas las ventas del bar vía Nexkiosk.
• Anfix — sistema contable actual, alimentado mediante scripts manuales en Python/Node.js, con cierres quincenales gestionados por la gestoría.
• Fuentes complementarias — AirBnB (mediante scraper custom), Stripe y TPV de cafetera BBVA se procesan hoy de forma manual.

El driver real del proyecto

La obligación de facturación electrónica con envío a Verifactu, impulsada por la Ley Crea y Crece, hace inviable continuar con el flujo manual actual. El riesgo no es operativo: es de cumplimiento.

Decisiones estratégicas ya tomadas

• Mantener Lavanda y Nexudus como hubs operativos. La migración a un ERP unificado tipo Odoo se ha evaluado y descartado por falta de cobertura funcional vertical y por el coste operativo del cambio.
• Centralizar la contabilidad en un sistema moderno con API abierta (Holded, Sage 50 u Odoo, por decidir).
• Abordar integraciones adicionales (AirBnB, Stripe, cafetera, Nexkiosk) en fases posteriores, no en el alcance inicial.

Restricción temporal

Corte efectivo del flujo actual previsto para el 1 de agosto de 2026. El cronograma y las condiciones de esta propuesta están calibrados en torno a esa fecha.

Volumen

Aproximadamente 3.000 facturas al año, con cierres quincenales (mitad de mes y fin de mes). Volumen manejable; el valor del proyecto reside en compliance y en tiempo ahorrado por el equipo y la gestoría, no en volumetría.

Discovery & Scoping

Resolvemos las incógnitas que hoy impiden cerrar un precio y un plan creíbles. Construir una propuesta definitiva antes de resolver estas variables nos expondría a desviaciones de alcance que preferimos evitar.

Dos modalidades a elegir

Buildora Labs opera principalmente en modalidad de retainer mensual. Este modelo da flexibilidad y predictibilidad simultáneamente, y es el que recomendamos. Para quienes prefieren cerrar un número definitivo desde el inicio, ofrecemos también la opción de precio cerrado.

Por qué recomendamos retainer

• Flexibilidad real. Si durante la construcción surge una necesidad nueva (por ejemplo, priorizar la cafetera antes que lo planeado), entra en el retainer sin change orders ni renegociación.
• Paga lo consumido. Si el Discovery revela que un módulo es más simple de lo previsto, el mes correspondiente puede no ejecutarse. En precio cerrado ese ahorro no existe.
• Visibilidad mensual. Revisión cada 4 semanas del progreso, de las prioridades y del consumo. No hay black-box hasta el go-live.
• Salida garantizada. 30 días de aviso permite cortar la relación sin fricción contractual si algo no funciona.
• Transición natural a mantenimiento. El mismo modelo continúa post go-live con un retainer de menor intensidad (ver sección 7).

Qué construimos y qué queda cubierto

Una integración production-grade no es solo mover datos de un sistema a otro. Incluye todas las capas que garantizan que el sistema funciona sin intervención humana en el día a día y que resiste los errores de terceros sin perder datos ni generar duplicados.

Núcleo incluido en ambas modalidades

Integraciones

• Lavanda — ingesta vía FTP/CSV con parseo robusto y tolerante a cambios de schema. Arquitectura preparada para migrar a webhooks cuando la API sea liberada.
• Nexudus — sincronización vía REST API con polling incremental cada 10 minutos y cursor persistente.
• Sistema contable — creación automática de contactos, facturas y notas de crédito. Abstracción que permite trabajar con Holded, Sage 50 u Odoo.

Integridad, resiliencia y cumplimiento

• Integridad de datos — idempotencia end-to-end, deduplicación de entidades entre sistemas, validación estricta en los bordes.
• Resiliencia — reintentos con backoff exponencial, cola de errores para revisión humana, rate limiting outbound.
• Cumplimiento fiscal — flujo completo de notas de crédito, validación de NIF, manejo correcto de IVA por tipo de producto, zonas horarias y corte fiscal.
• Mapping contable versionado almacenado en base de datos y auditable.
• Observabilidad — logs estructurados, métricas básicas y alertas proactivas por email ante errores o fallos de sincronización.
• Panel web read-only para consulta de logs y estado de sincronizaciones.
• Seguridad y RGPD — DPA firmado, política de retención, gestión de secretos y auditoría inmutable de todas las operaciones.
• Infraestructura — despliegue en Fly.io (región Madrid), Postgres gestionado, CI/CD, backups con point-in-time recovery.
• Parallel run de 2 semanas con la gestoría antes del go-live.

Módulos opcionales

Ampliaciones que elevan la operabilidad y reducen la dependencia del equipo técnico para tareas cotidianas. Se pueden contratar individualmente en cualquier momento del proyecto.

Factores que cierran el precio final

Al cierre del Discovery, el precio definitivo de Fase 1 se determina en función de estos factores. Se listan de forma explícita para que no haya sorpresas.

Contemplado para fases posteriores

Los siguientes puntos no están incluidos en Fase 1. Se listan de forma explícita para evitar ambigüedad sobre qué entra y qué no, y para facilitar la priorización en futuras fases:

• Integración con AirBnB (reemplazo del scraper custom actual).
• Integración con Stripe.
• Facturación automática de la cafetera BBVA.
• Facturación independiente desde Nexkiosk, si correspondiera.
• Automatización de recepción y guest services.
• Migración de FTP a webhooks Lavanda cuando la API sea liberada.
• Migración histórica de datos desde Anfix.
• Dashboard de BI y reportes contables custom.
• Disaster recovery multi-región.
• Portal externo para la gestoría con funcionalidades de autoservicio.

Arquitectura, infraestructura y roles

La stack elegida prioriza tres cosas: control total del código (auditable ante Hacienda o la gestoría), residencia de datos en la UE (región Madrid), y una superficie de mantenimiento razonable para un equipo pequeño.

Componentes principales

Costes operativos de hosting

Los costes de infraestructura son adicionales al retainer o precio cerrado de construcción. Se facturan pass-through sin margen, sobre la factura original del proveedor. Alternativamente, el Cliente puede asumir las cuentas directamente a su nombre.

El rango depende del volumen real de facturación y retención de logs. El Discovery incluye el dimensionado inicial ajustado a las necesidades de La Fábrica.

Quién es responsable de qué ante Hacienda

En un proyecto con implicaciones fiscales como éste, es importante que la delimitación de roles quede explícita desde el inicio. El marco regulatorio español (Ley Crea y Crece, Ley Antifraude, RD 1007/2023) define claramente tres posiciones:

Qué significa esto en la práctica

• Las facturas las crea el SIF (Holded o equivalente), que es quien asigna el número correlativo, genera el hash y envía a Verifactu. Buildora Labs no emite facturas: inyecta los datos de origen en la API del SIF, y el SIF hace el resto.
• Buildora Labs no modifica datos que afecten el hecho imponible. Los mapeos productivos hacia cuentas contables y códigos IVA se hacen según la tabla definida con la gestoría en el workshop de mapping. Cualquier cambio requiere aprobación explícita.
• En caso de auditoría fiscal, Buildora Labs no es parte auditada. Sin embargo, los logs del middleware pueden ser requeridos como evidencia del flujo de datos. Buildora Labs provee esos logs bajo requerimiento razonable.
• Retención de logs: 6 años mínimo, alineado con plazos mercantiles y fiscales españoles. La auditoría es inmutable y trazable por factura, desde origen hasta contabilización.

Seguro de responsabilidad civil profesional

Buildora Labs mantiene seguro de responsabilidad civil profesional vigente durante la ejecución del proyecto y el periodo de mantenimiento post go-live. Detalles de cobertura disponibles bajo solicitud para anexo al contrato.

Ops Booster — Mantenimiento y evolución

A partir del 1 de agosto, proponemos un retainer mensual opcional para monitorización proactiva, resolución de incidentes y evolución continua del sistema. Este retainer no es obligatorio y puede contratarse o cancelarse mes a mes con 30 días de aviso.

Camino hacia el 1 de agosto

Asumiendo firma del SOW de Fase 0 durante la próxima semana:

Condiciones para sostener el cronograma

1. Firma del SOW de Fase 0 a más tardar el 25 de abril de 2026.
2. Elección del sistema contable antes del cierre del Discovery.
3. Disponibilidad de la gestoría para el workshop de mapping dentro del período de Discovery.
4. Disponibilidad de un sample real del export FTP de Lavanda al inicio del Discovery.

Condiciones y aspectos legales

Moneda y facturación

Toda la facturación se realiza en Euros (€). Las facturas se emiten con IVA correspondiente según la regulación española aplicable.

Propiedad intelectual

El código específico desarrollado para La Fábrica es de su propiedad a partir del momento en que se completa el pago correspondiente. Buildora Labs retiene el derecho de reutilizar patrones genéricos y componentes no específicos del negocio en otros proyectos.

Protección de datos (RGPD) y trazabilidad fiscal

Se firma Acuerdo de Procesamiento de Datos (DPA) conforme al Reglamento General de Protección de Datos como anexo al SOW. Retención de logs de auditoría: mínimo 6 años, alineado con el plazo mercantil español y con los requisitos documentales del marco Verifactu. Los logs se proveen al Cliente bajo requerimiento razonable en caso de auditoría fiscal o mercantil.

SLA post go-live

Aplicable solo si se contrata el retainer Ops Booster:

• Respuesta en horario laboral (L-V, 9:00-18:00 CET): menos de 4 horas.
• Incidentes críticos en producción fuera de horario: best-effort.
• Escalación configurable en función del plan Ops Booster contratado.

Cancelación

Para el retainer de Fase 1 y Ops Booster: cancelable con 30 días de aviso por cualquiera de las partes. Los trabajos en curso al momento del aviso se completan durante el período de notificación.

Cómo avanzamos

1. Revisión de esta propuesta por parte del equipo del Cliente.
2. Resolución de dudas en una llamada de 30 minutos si resulta necesario.
3. Decisión sobre modalidad (retainer o precio cerrado) y confirmación de avance con Fase 0.
4. Firma del SOW de Fase 0 vía DocuSign o similar. A más tardar el 25 de abril para sostener el cronograma.
5. Coordinación del workshop inicial dentro de la primera semana siguiente a la firma.